Abholen von E-Mails – POP3-Abholer mit hausinternem Mailserver

Diese FAQ Seite richtet sich an Betreiber eines hausinternen Mailservers die planen, E-Mails automatisiert mit einem Pop3 Abholer vom Mailserver des Providers abzurufen.
Falls Sie einen normalen E-Mail-Client nutzen (einzelner Arbeitsplatz mit Outlook, Thunderbird oder anderen E-Mail-Programmen) wird der folgende Text eher uninteressant sein.

E-Mail-Zustellung mit Pop3 Abholer: Prinzip

E-Mails werden einem Mailserver normalerweise direkt mit SMTP zugestellt, müssen also nicht vom Provider abgeholt werden. Dennoch kann eine Mailzustellung auch mit einem POP3 Abholmechanismus konfiguriert werden. Eingehende E-Mails werden dann in Mailboxen auf dem Mailserver des Providers zwischengespeichert und von dort mit dem pop3 Protokoll abgeholt.

Eingehende E-Mails werden mit „smtp“ zum Mailserver des Providers geschickt und dort in Postfächer eingeordnet. Mit „pop3“ werden die E-Mails dann aus den Postfächern abgeholt.

Dabei muss der Pop3 Abholer eine E-Mail sinnvoll an den hausinternen Mailserver zustellen – je nach Qualität des Pop3 Abholers kann das mehr oder weniger stabil gelingen.

Nachteile und Gefahren beim Einsatz von POP3-Abholern

Ein fehlerhafter oder falsch konfigurierter POP3-Abholer kann viele Probleme verursachen:

  • Falsche Auswertung der Empfänger
  • BCC-Empfänger sind ggf. nicht nutzbar
  • Doppelte Zustellung der E-Mails

Hinzu kommt der E-Mail-Abholzyklus. Man kann den zwar bei einigen Pop3 Abholern auch auf 1 Minute stellen, allerdings belastet man dadurch sowohl die eigene Internetleitung als auch die Ressourcen des Providers – die meisten Provider bestehen auf Abholzyklen von mind. 5 Minuten.

Wenn man sich dazu entscheidet, einen POP3-Abholer einzusetzen, muss man die Mailanbindung intensiv testen. Je nach Konfiguration ist sie mehr oder weniger von der Konfiguration des Provider-Mailsystems abhängig, d.h. man muss die Anbindung im Auge behalten und bei einem Providerwechsel ggf. vollständig umkonfigurieren.

Wenn möglich sollte man KEINEN POP3-Abholer einsetzen!
Ein Internetzugang mit fester IP-Adrese (und damit mit der Möglichkeit, E-Mails direkt zugestellt zu bekommen) kann heute kostengünstig genutzt werden und macht die POP3-Abholung überflüssig.

Falls Sie Probleme mit Ihrem Pop3 Abholer haben: Sie wurden gewarnt :-)

 

POP3-Abholer sinnvoll einsetzen

POP3-Abholer sind in zwei Varianten nutzbar:

  • Für jedes hausinterne Postfach ein Postfach beim Provider einrichten (1:1 Zuordnung)
  • Beim Provider ein Sammelpostfach („Catchall mailbox“) einrichten und die Mails dann beim Abholen trennen

Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Provider und lassen Sie sich beraten, welche Variante für Sie sinnvoll wäre.

1:1-Zuordnung POP3-Postfach beim Provider <-> Postfach lokal

Hierfür muss für jedes lokale Postfach ein POP3-Postfach beim Provider eingerichtet werden.
Diese Variante ist mühsam, dafür funktioniert sie zuverlässig auch mit BCC-Empfängern etc., da der POP3-Abholer jeden Abholvorgang genau einem Postfach zuordnen kann.

Zum Einrichten des POP3-Abholers werden einfach sämtliche Postfächer der Reihe nach abgefragt; bei sehr vielen Postfächern ist das natürlich nicht gerade effektiv.

Beispiel: SBS2003 POP3 Connector

SBS 2003 Connector mit mehreren Postfächern in 1:1 Zuordnung

Beispiel: pullmail Abholskript
[code] pullmail mail.example.com user1 pass1 /le /lw /li /t:90 /to:meinuser1@lokaledomain.de
pullmail mail.example.com user2 pass2 /le /lw /li /t:90 /to:meinuser2@lokaledomain.de
pullmail mail.example.com user3 pass3 /le /lw /li /t:90 /to:meinuser3@lokaledomain.de
pullmail mail.example.com user4 pass4 /le /lw /li /t:90 /to:meinuser4@lokaledomain.de
[/code]

Catchall / Multidrop Postfach

Bei dieser Variante richtet der Provider ein Sammelpostfach („Catchall“ Postfach) ein, in das sämtliche E-Mails an Ihre Domain zugestellt werden. Beim Abholen müssen die E-Mails natürlich wieder zuverlässig nach Empfängern getrennt werden.

Abholung von einem Catchall Postfach. Der Provider-Mailserver sollte die Mails dazu passend markieren, damit der POP3-Abholer sie eindeutig den Empfängern zuordnen kann.

Die Variante mit Catchall Postfach ist eleganter, da nur ein einzelnes Postfach abgerufen werden muss.

Auf den ersten Blick kann man sich das Pflegen der E-Mail-Benutzer beim Provider sparen. Sofern Ihr hausinterner Mailserver jedoch KEINE Catchall Funktion hat, sollte man dennoch die Konfiguration beim Provider so einstellen, dass nur E-Mails an definierte Empfänger angenommen werden. Exchange sendet in der Standard Einstellung z.B. Unzustellbarkeitsberichte für unzustellbare Empfänger nach Extern, was kurz ausgedrückt zum Backscatter Problem führt.

Die Lösung mit einem Sammelpostfach erfordert, dass der Mailserver des Providers einen zuverlässigen Headereintrag in die E-Mails einfügt, so dass der Empfänger eindeutig bestimmt werden kann. Und natürlich muss der POP3-Abholer auch die Analyse dieses Headereintrags vornehmen können – der SBS POP3 Connector kann das z.B. nicht.
Bitte fragen Sie bei Ihrem Provider nach solch einem Headereintrag oder sehen Sie sich die E-Mails, welche Sie bereits von diesem POP3-Postfach abholen können, genau an.

Mit einem dieser Einträge im Header sollte es funktionieren:

  • X-Envelope-To: ….
  • Envelope-To: ….
  • X-Recipient-To: ….
  • Delivered-To: ….
Beispiel: pullmail Abholskript mit Catchall-Postfach

Über den /r Parameter wird der passende zusätzliche Header-Eintrag angegeben. Andere POP3-Abholer haben ähnliche Konfigurationsschalter.

[code] pullmail mail.example.com meinuser meinpasswort /le /lw /li /t:90 /r:X-Envelope-To
[/code]

Qmail „Delivered-To“

Vorsicht: bei Qmail Mailservern wird je nach Mailkonfiguration ggf. noch ein lokaler Domainanteil vorn angehängt, also z.B.:

Delivered-To: meindomain.de-hans.meiser@meinedomain.de

Diesen Teil kann Pullmail nicht herausfiltern (bei „fetchmail“ gibt es dafür extra eine Kommandozeilen-Option); d.h. dafür müsste man Alias-E-Mail-Adressen bei den lokalen Postfächern eintragen, damit die Zustellung wieder eindeutig funktionieren kann. Hinzu kommt, dass je nach Mailzustellung auch mehrere Delivered-To Zeilen im Header stehen können – dies ist abhängig von der Pop3-Postfachkonfiguration bei Ihrem Provider.
Fragen Sie dann ggf. Ihren Provider, ob ein anderer Header-Eintrag zur eindeutigen Empfänger-Ermittlung verwendet werden kann.

Abholintervall

In der Regel konfiguriert man den POP3-Abholer so, dass er alle 10 oder 15 Minuten E-Mails abholt. Das Intervall sollte man nicht zu klein konfigurieren, da dies nur unnötig viele Abholvorgänge mit sich bringt und sowohl Ihre Internetverbindung als auch das Mailsystem des Providers (manche Anbieter lassen sogar nur x Logins innerhalb von y Minuten zu) unnötig belastet.
Im ungünstigen Fall ist der POP3-Abholer noch mit einem Abholvorgang beschäftigt, während bereits der nächste Abholzyklus gestartet wird. Je nach POP3-Abholer und je nach POP3-Mailserver des Providers kann es hierbei zu Fehlermeldungen kommen, z.B. dass das POP3-Postfach derzeit nicht ansprechbar ist. Oder es kommt sogar zu einem doppelten Abholen von E-Mails.
Abhilfe: keinen oder anderen POP3-Abholer einsetzen bzw. ein längeres Abholintervall wählen.

Weitere Informationen

NP FAQ: Abholen von E-Mails mit Pullmail
NP FAQ: SBS POP3-Connector funktioniert nicht richtig
FAQ zum Thema POP3 abholen (www.msexchangefaq.de)
FAQ POP3 Verfahren für Server (www.asp-partner.de)